📑 Sommario
- Il chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate
- Il principio fondamentale: nomina ≠ autorizzazione
- La natura giuridica del rapporto
- Requisiti di validità della polizza fideiussoria
- Le conseguenze della non conformità
- Cosa deve contenere la procura
- Sottoscrizione diretta da società estere: l’alternativa legale
- Come una società estera può sottoscrivere direttamente
- Azioni urgenti da intraprendere
- Domande frequenti
- Riassunto
Numerose società extra-UE che richiedono l’iscrizione al VIES in Italia si trovano la pratica rifiutata o sospesa. La causa è raramente tecnica: è un equivoco sulla portata effettiva dell’incarico conferito al rappresentante fiscale. La Direzione Provinciale II di Milano dell’Agenzia delle Entrate ha emanato una comunicazione che chiarisce un aspetto fondamentale: la nomina di un rappresentante fiscale non comporta automaticamente il potere di sottoscrivere la polizza fideiussoria VIES. Se stai ancora valutando l’intero iter, la nostra guida su come iscriversi al VIES con l’Agenzia delle Entrate fornisce il quadro procedurale completo.
Il chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate
La Direzione Provinciale II di Milano dell’Agenzia delle Entrate ha fornito una comunicazione che precisa un aspetto fondamentale per tutti gli operatori esteri che desiderano iscriversi al VIES. Si tratta di una precisazione normativa che ha già generato il rifiuto di diverse polizze fideiussorie presentate in modo non conforme.
La questione centrale riguarda il potere del rappresentante fiscale di sottoscrivere la polizza fideiussoria. Contrariamente a quanto molti operatori ritengono, la nomina di un soggetto come rappresentante fiscale non comporta automaticamente il conferimento del potere di sottoscrivere la fideiussione. Per inquadrare il contesto, vale la pena ricordare chi deve fornire la fideiussione per registrarsi al VIES in Italia.
Il principio fondamentale: nomina non equivale ad autorizzazione
La nomina di un soggetto come proprio rappresentante fiscale ai sensi dell’articolo 17, comma 3, del DPR 633/1972 non implica, di per sé, che il soggetto nominato sia anche munito del potere di sottoscrivere la polizza fideiussoria in nome e per conto del soggetto non residente.
Questo principio è decisivo: il solo fatto di avere un rappresentante fiscale non è sufficiente. È necessaria un’autorizzazione specifica e formalizzata mediante procura espressa.
La natura giuridica del rapporto
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il rapporto tra il soggetto non residente e il suo rappresentante fiscale deve essere inquadrato nel contesto di un mandato con rappresentanza. In questa prospettiva, il rappresentante fiscale agisce in nome e per conto del soggetto rappresentato, ma — come in qualsiasi rapporto di mandato — il mandatario non può compiere atti che vanno oltre i confini della procura ricevuta.
Nel nostro caso, il rappresentante fiscale non può sottoscrivere la polizza fideiussoria se non è stato specificamente autorizzato a farlo con un atto formale e dedicato.
Requisiti di validità della polizza fideiussoria
La polizza fideiussoria sottoscritta dal rappresentante fiscale è produttiva di effetti dal punto di vista civile ed è idonea ai fini dell’assolvimento dell’onere previsto dall’articolo 35, comma 7-quater, del DPR 633/1972 (inclusione nella banca dati VIES) solo se si verificano contemporaneamente tre condizioni. La recente sentenza TAR Lazio n. 4986/2026 ha confermato la validità dell’obbligo della garanzia da 50.000 euro, rendendo ancora più critico il rispetto formale di questi requisiti:
Le tre condizioni di validità
- Il rappresentante fiscale ha agito in nome e per conto del soggetto non residente
- Il rappresentante fiscale disponeva di una procura espressamente conferita dal soggetto non residente
- Nella procura era stato attribuito al rappresentante fiscale il potere specifico di sottoscrivere la polizza fideiussoria da presentare per l’inclusione nella banca dati VIES
La mancanza anche di uno solo di questi elementi comporta l’invalidità della fideiussione dal punto di vista normativo e amministrativo. L’Agenzia non riconoscerà l’iscrizione.
Le conseguenze della non conformità
Quando l’Agenzia delle Entrate riscontra che la polizza fideiussoria è stata sottoscritta dal rappresentante fiscale senza una procura specifica, attiva una procedura formale: notifica una richiesta di integrazione documentale, chiede la presentazione della documentazione idonea a comprovare il conferimento del potere di sottoscrivere la polizza, sospende l’iscrizione al VIES fino al completamento della documentazione, e nei casi più gravi può rifiutare definitivamente la pratica.
Conseguenze concrete
- Richiesta formale di integrazione documentale all’operatore estero
- Sospensione dell’iscrizione VIES in attesa della procura mancante
- Possibile perdita di operatività intracomunitaria durante l’attesa
- Interruzione delle catene di approvvigionamento per i clienti già operativi
- Rifiuto definitivo della pratica se la documentazione non viene fornita nei termini
Cosa deve contenere la procura
La procura che conferisce il potere di sottoscrivere la fideiussione VIES deve avere caratteristiche ben precise. Non è sufficiente una procura generica che affidi al rappresentante fiscale la “rappresentanza tributaria” o la “gestione di tutte le questioni fiscali”: la procura deve essere specifica e contenere il riferimento espresso alla polizza fideiussoria VIES.
Elementi essenziali della procura
- Identificazione completa del soggetto non residente conferente: denominazione, sede legale, identificativo fiscale estero
- Identificazione completa del rappresentante fiscale incaricato: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale italiano
- Clausola esplicita che conferisce il potere di sottoscrivere, in nome e per conto del dichiarante, la polizza fideiussoria necessaria per l’inclusione nella banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie (VIES)
- Data di redazione della procura
- Firma del conferente, preferibilmente autenticata
- Durata della validità e eventuale limitazione territoriale o materiale dei poteri conferiti
Sottoscrizione diretta da società estere: l’alternativa legale
Una domanda frequente riguarda la possibilità per una società estera di sottoscrivere direttamente la polizza fideiussoria senza delegare il compito al rappresentante fiscale. La risposta è affermativa: è una soluzione perfettamente legale e accettata dall’Agenzia delle Entrate.
La sottoscrizione del soggetto non residente ha la funzione di perfezionare l’accordo contrattuale. Non esiste alcun obbligo normativo che imponga la sottoscrizione tramite il rappresentante fiscale: il rappresentante è una opzione organizzativa per facilitare la gestione amministrativa, ma non è l’unico canale disponibile.
Come una società estera può sottoscrivere direttamente
Una società con sede in Svizzera, Gran Bretagna o qualsiasi altro paese estero può sottoscrivere direttamente la polizza fideiussoria seguendo uno di questi metodi:
Metodi accettati per la sottoscrizione diretta
- Firma digitale qualificata: rilasciata da un certificatore autorizzato del paese di origine e riconosciuta secondo gli standard internazionali equivalenti a eIDAS (è la soluzione più sicura)
- Firma autenticata: il legale rappresentante firma davanti al proprio notaio o autorità pubblica competente nel paese di origine, con attestazione ufficiale della sottoscrizione
- Esecuzione remota in videoconferenza: il legale rappresentante firma in diretta davanti a un notaio o funzionario autorizzato tramite videoconferenza autenticata
- Procura a firma depositaria: un professionista locale (notaio, commercialista, avvocato) sottoscrive sulla base di una procura notarile autentica
Requisiti dell’Agenzia delle Entrate per la firma diretta
- La sottoscrizione deve provenire dal legale rappresentante della società estera, oppure da un soggetto munito di procura notarile autentica
- Il metodo di firma deve garantire l’autenticità e l’integrità del documento — la firma digitale qualificata è la soluzione più sicura
- Se la firma non è digitale qualificata, deve essere accompagnata da una certificazione di autenticità (certificato notarile o di un’autorità pubblica competente)
- La polizza deve recare chiaramente l’identificazione della società estera sottoscrittrice: denominazione, sede legale, numero di identificazione fiscale estero
- La data della sottoscrizione deve essere leggibile e verificabile
- Se la documentazione è in lingua straniera, allegare una traduzione ufficiale in italiano per evitare richieste di integrazione
Il rappresentante fiscale resta essenziale
Anche se la società estera sottoscrive direttamente la polizza, il rappresentante fiscale rimane un soggetto essenziale nel procedimento VIES. Continua a svolgere le sue funzioni di rappresentanza tributaria ordinaria: la sottoscrizione diretta della polizza è una scelta che riguarda il singolo atto della fideiussione, non una scelta che elimina il ruolo del rappresentante fiscale nella gestione tributaria complessiva.
Azioni urgenti da intraprendere
Se la tua società sta preparando l’iscrizione al VIES o ha già ricevuto una richiesta di integrazione dall’Agenzia, non aspettare la comunicazione di rigetto. Gli operatori che attendono il rifiuto si trovano in una posizione molto più debole, spesso costretti a una nuova presentazione con scrutinio aggiuntivo.
Checklist di conformità
Verifica se il tuo rappresentante fiscale dispone già di una procura conferita dalla tua società
Se la procura esiste, esaminane attentamente il contenuto: contiene il riferimento esplicito alla sottoscrizione della polizza fideiussoria VIES?
Se la procura è generica o assente, decidi tra due strade: conferire una procura specifica al rappresentante fiscale, oppure sottoscrivere direttamente la polizza
Se scegli la procura, redigi un nuovo documento con il potere espresso di sottoscrizione VIES
Se scegli la firma diretta, individua il metodo preferito (firma digitale qualificata, firma autenticata, ecc.) e procedi
Assicurati che tutta la documentazione sia in ordine prima della presentazione all’Agenzia
Conserva copia della procura e della polizza eseguita per i tuoi archivi e per eventuali richieste future
Domande frequenti
No. La nomina ai sensi dell’art. 17 comma 3 del DPR 633/1972 stabilisce un mandato di rappresentanza tributaria, ma non include il potere di sottoscrivere la garanzia fideiussoria. È necessaria una procura specifica separata.
L’identificazione completa di società estera e rappresentante fiscale, una clausola esplicita che autorizza la sottoscrizione della polizza fideiussoria per l’iscrizione al VIES, la data di redazione e la firma di un legale rappresentante della società — preferibilmente autenticata.
Sì. La firma diretta della società estera è pienamente accettata dall’Agenzia delle Entrate. Può essere effettuata tramite firma digitale qualificata, firma autenticata, video-notarizzazione remota o tramite un attorney-in-fact nel paese di origine.
No. Il rappresentante fiscale resta essenziale per gli adempimenti tributari ordinari, le dichiarazioni IVA e gli altri obblighi amministrativi. La firma diretta cambia solo come viene gestito quel singolo documento.
L’Agenzia emette una richiesta formale di integrazione documentale, sospende l’iscrizione VIES fino alla presentazione del documento, e può rifiutare definitivamente la pratica se la documentazione non viene fornita nei termini.
Riassunto
Punti chiave
- La nomina del rappresentante fiscale non conferisce automaticamente il potere di sottoscrivere la polizza fideiussoria VIES
- L’Agenzia delle Entrate richiede una procura scritta specifica che autorizzi espressamente la sottoscrizione
- Senza autorizzazione adeguata, la polizza è invalida e l’iscrizione VIES non viene processata
- Un’alternativa altrettanto valida è la sottoscrizione diretta da parte della società estera, tramite firma digitale qualificata o firma autenticata
- Il rappresentante fiscale resta indispensabile per tutti gli altri adempimenti tributari italiani, indipendentemente da chi firma la polizza
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