Se vendi o compri beni e servizi con aziende di altri Paesi dell’Unione Europea, prima o poi incontri il VIES. È uno strumento obbligatorio, ma la procedura di iscrizione è molto più semplice di quello che si pensa — almeno se la tua azienda è italiana o europea.
In questa guida ti spieghiamo cos’è il VIES, a cosa serve, chi deve iscriversi, come si fa passo per passo e cosa cambia se l’azienda non ha sede nell’Unione Europea.
Cos’è il VIES in parole semplici
Il VIES (VAT Information Exchange System) è l’elenco europeo delle partite IVA autorizzate a fare operazioni intracomunitarie.
È un sistema gestito dalla Commissione Europea. L’Agenzia delle Entrate italiana si occupa delle partite IVA italiane.
Se due aziende sono iscritte al VIES e si trovano in due Paesi UE diversi, possono fatturare tra loro senza IVA. L’imposta viene gestita dall’acquirente nel suo Paese, con il meccanismo del reverse charge.
A cosa serve il VIES
Per un’azienda, il VIES serve a tre cose concrete:
- Fatturare senza IVA ai clienti UE.
- Comprare senza IVA dai fornitori UE.
- Verificare che un’azienda sia in regola prima di emettere una fattura intracomunitaria.
Senza iscrizione al VIES, ogni operazione con un’azienda UE viene trattata come una vendita nazionale: devi applicare l’IVA italiana al 22%.
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Chi si deve iscrivere al VIES
L’iscrizione è obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che effettuano operazioni con soggetti di altri Paesi UE.
- imprese italiane che vendono o acquistano beni/servizi da soggetti UE
- liberi professionisti e freelance con clienti UE
- e-commerce che vendono in altri Paesi UE
- titolari di partita IVA in regime forfettario con operazioni intracomunitarie
Come iscriversi se sei un’azienda italiana
La procedura è completamente online, gratuita e immediata.
La procedura online passo per passo
- Collegati al sito dell’Agenzia delle Entrate e accedi con SPID, CIE o CNS.
- Cerca “Archivio VIES” nella sezione “Servizi”.
- Seleziona “Comunicazione di inclusione”.
- Inserisci la tua partita IVA.
- Conferma e invia.
Tempi: immediata. Costi: gratuita.
Per verificare, usa il portale ufficiale VIES della Commissione Europea.
Il reverse charge in quattro righe
Il venditore emette fattura senza IVA indicando il reverse charge. L’acquirente registra l’imposta come IVA a debito e a credito. L’IVA non viene pagata ma resta tracciata.
Si applica solo se entrambe le parti sono iscritte al VIES.
E se l’azienda è extra-UE? La situazione cambia
Se l’azienda ha sede fuori dall’UE — USA, Regno Unito, Svizzera, Cina, EAU — le regole cambiano. Servono tre passaggi obbligatori:
- Nomina di un rappresentante fiscale in Italia. Il rappresentante fiscale è la persona o la società italiana che risponde all’Agenzia delle Entrate per tutti gli adempimenti IVA della società estera.
- Presentazione di una Fideiussione Assicurativa di 50.000 euro. La garanzia serve a tutelare lo Stato italiano da eventuali inadempimenti IVA della società non residente.
- Deposito della documentazione presso l’ufficio della Direzione Provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente per il domicilio fiscale del rappresentante fiscale.
Il riferimento normativo
Obblighi previsti dall’art. 35, c. 7-quater, DPR 633/1972, resi operativi dal Provvedimento AdE 14 aprile 2025, prot. 178713. Dal 2025 è condizione obbligatoria per tutte le società extra-UE.
Approfondimenti
“Chi deve fornire una fideiussione per registrarsi al VIES in Italia”
“Procura per la fideiussione VIES: cosa deve contenere e quando serve”
Fideiussione assicurativa VIES senza deposito
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- Nessun deposito cauzionale richiesto: non è necessario vincolare 50.000 euro per 36 mesi.
- Procedura veloce: pensata per aziende con uno storico IVA pulito e regolari pagamenti F24.
- Accettata da tutti gli uffici dell’Agenzia delle Entrate in Italia.
- Costo proporzionale al fatturato, senza fondi bloccati.
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Cosa succede se il cliente UE non è iscritto al VIES
Se la partita IVA del cliente non risulta nel VIES, non puoi applicare il regime intracomunitario. Emetti fattura con IVA italiana al 22% e segnala al cliente di regolarizzare la sua posizione.
FAQ — Domande frequenti
Gratuita. L’unico costo è per le società extra-UE (fideiussione 50.000 euro).
Immediato per aziende italiane/UE. Diverse settimane per extra-UE.
Sì, se effettui operazioni intracomunitarie.
Sì, tramite l’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
No. Solo per società extra-UE con rappresentante fiscale.
FAQ — Fideiussione e garanzia VIES
Fideiussione di 50.000 euro richiesta solo alle società extra-UE. Tutela l’Erario da inadempimenti IVA.
Solo società extra-UE con rappresentante fiscale. Obbligo ex art. 35 c. 7-quater DPR 633/1972.
Online dall’area riservata AdE. Attivazione immediata, nessuna fideiussione per aziende italiane/UE.
Fideiussione per iscriversi al VIES. La più leggera è quella assicurativa senza deposito.
Documento con cui assicurazione/banca garantisce fino a 50.000 euro. Requisito del Provvedimento 14/04/2025. Senza questo, la pratica non viene accettata.
È diversa dalla fideiussione VIES. Serve per rimborsi IVA sopra certe soglie (art. 38-bis). Sono due strumenti distinti.
Riferimenti normativi
- DPR 633/1972, art. 35, c. 7-quater
- Provvedimento AdE 14 aprile 2025, prot. 178713
- Regolamento (UE) 904/2010
Disclaimer. Le informazioni contenute in questo articolo hanno scopo esclusivamente informativo e non costituiscono consulenza legale, fiscale o assicurativa.
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