如果一家公司想与其他欧洲国家进行贸易，且不希望在发票上收取增值税，则必须在VIES系统中注册。直到最近，这种注册几乎是自动的。但现在情况已不再如此。
对于许多公司，尤其是非欧盟企业而言，VIES 注册已成为一个循序渐进的过程，其中最重要的步骤之一是提供 VIES 担保函。
什么是VIES？它为什么如此重要？
VIES是增值税信息交换系统（VAT Information Exchange System）的缩写。它是一个欧洲数据库，列出了获准进行欧盟内部交易的增值税号，即欧盟国家之间无需缴纳增值税的销售和采购。
如果一家公司未在VIES系统中注册，则无法：
- 向欧盟客户开具免增值税发票
- 收到正规的欧盟内部发票
- 享受增值税豁免
简单来说，如果没有 VIES，您实际上就被排除在欧洲市场之外。
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为什么今天需要担保债券
近年来，意大利税务机关发现大量增值税欺诈案件，这些案件涉及在意大利通过税务代理人开展业务的非欧盟公司。这些公司进行交易后未缴纳增值税，随后销声匿迹。
如果您不在欧盟或欧洲经济区内，并且想要加入 VIES 系统，您必须首先证明您的财务可靠性。
如何做到？通过提供5万欧元的担保债券。
这项担保保障了意大利税务机关的利益。一旦出现问题，税务机关可以立即获得财务赔偿。
谁需要提供 VIES 保证
这条规则非常具体。
担保函是强制性的，适用于：
- 非欧盟或非欧洲经济区公司
- 在欧盟境内没有常设机构的公司
- 在意大利通过税务代表开展业务
- 打算进行欧盟内部交易
- 希望继续开具免税发票的公司
这包括美国、英国脱欧后、中国、土耳其、瑞士的公司，以及所有在欧盟和欧洲经济区以外成立的企业。
如果贵公司符合上述条件，VIES 认证并非可选项，而是强制性要求。
财政代表的角色
税务代表是指充当外国企业与意大利税务机关之间中介的意大利个人或公司。
财务代表：
- 管理意大利增值税号
- 处理增值税合规性
- 提交 VIES 注册
- 正式存入担保债券
该担保并不保护税务代表，而是保护意大利税务机关免受外国公司潜在的增值税责任。
VIES担保的金额和期限
没有谈判的余地。
最低金额为 5 万欧元。
最短期限为 36 个月，即整整三年。
如果担保期限较短，则不予受理；如果担保金额较低，则不予接受。
一份价值 5 万欧元的 VIES 担保究竟要花多少钱？
这是最常见也是最合理的问题。
费用不是5万欧元。5万欧元是保底金额，不是最终价格。
VIES保险担保债券通常包含：
根据公司风险状况而定的年度保费
通常为担保金额的1.5%至4%。
实际上：
每年的费用通常在几百到几千欧元之间。
三年的总费用是各年保费的总和。
其他重要方面也需要澄清。
是否需要现金押金？
这取决于公司的具体情况。
很多情况下，不需要现金抵押。
在某些情况下，可能会要求部分押金，具体情况需个案评估。
Best when you have an Italian co-obligor and want the lowest cost.
- Your fiscal representative, Italian director, or an Italian company is willing to act as co-obligor.
- You want to avoid blocking €50,000 of capital in a bank deposit or policy.
- You prefer a fixed, all-inclusive premium for the full 36-month period.
Avoid this option if:
- You do not have any Italian person or company willing to act as co-obligor.
- Your group policy does not allow personal or corporate guarantees in Italy.
- You prefer to provide collateral (cash or a policy) instead of using a co-obligor.
Best when you do not want to use a co-obligor and can block €50,000 in cash.
- Your fiscal representative or directors are not willing to act as co-obligor.
- You can block €50,000 in a dedicated cash deposit for the duration of the guarantee.
- You want a classic, straightforward bank-issued guarantee fully accepted by Italian Tax Offices.
Avoid this option if:
- You cannot freeze €50,000 of cash for at least 36 months.
- Keeping liquidity available is more important to you than avoiding a co-obligor.
- You prefer to use a life-insurance-based collateral structure instead of a direct cash deposit.
Best when you want to stay VIES-compliant without freezing €50,000 for three years.
- You want to avoid cash collateral and do not want to freeze €50,000.
- Your company has a clean VAT history with proper F24 payments.
- You need a fast, sustainable solution accepted by the Italian Tax Authority.
Avoid this option if:
- Your company has less than 24 months of history with a Fiscal Representative.
- You cannot provide VAT/F24 compliance documentation.
- You need a guarantee issued outside the shared insurance agreement.
Best when you have no co-obligor but do not want to open an Italian bank account.
- You do not have any Italian co-obligor available.
- Your Italian fiscal representative is willing to handle the funds and subscribe the life insurance policy.
- You prefer to use a pledged life insurance policy as collateral instead of a bank cash deposit.
Avoid this option if:
- You are not comfortable transferring €50,000 to your Italian fiscal representative to fund the policy.
- You cannot immobilise €50,000 for the full duration of the guarantee.
- Your fiscal representative cannot or does not want to manage a life insurance policy on your behalf.
是否存在隐性费用？
如果流程操作正确，则不会。
费用包括保费，在某些情况下，还会包括一项明确披露的承保费。
担保金额能否降低到 5 万欧元以下？
不。法律规定最低金额为5万欧元，没有任何例外。
已在VIES注册的公司的截止日期
截至 2025 年 4 月 14 日已在 VIES 注册的公司不享有豁免权。
他们必须在 2025 年 6 月 13 日之前提供担保。
如果未提交担保，则自收到意大利税务机关发出的认证通知之日起 60 天后，该公司将被排除在 VIES 之外。
如果您不提供保证会发生什么？
后果立竿见影，十分严重。
该公司已从VIES系统中移除。
该公司失去增值税豁免权。
该公司不得再进行欧盟内部交易。
欧洲客户停止与该公司开展业务。
实际上，所有操作都将停止。
当前法律状况
目前意大利行政法院正在受理相关上诉案件。然而，该规则目前已全面生效。
在法院作出最终裁决之前
必须提供担保
必须履行义务
如不遵守，则自动被排除在VIES之外
等待会使公司面临业务中断的切实风险。
保险担保函何时成为强制性要求
在以下情况下，必须提供保险担保函：
- 该公司并非欧盟或欧洲经济区成员国。
- 在意大利，公司通过税务代表开展业务。
- 希望注册或继续留在VIES
- 计划继续进行欧盟内部交易
这是最常用的解决方案，因为它不会冻结流动性，并且被意大利税务机关接受。
签发VIES担保所需的文件
一开始就明确这一点很重要。
通常需要以下文件：
- 来自原籍国的公司注册或商业登记摘录
- 公司章程或注册文件
- 可获得的财务报表或经济声明
- 法定代表人的有效身份证件
- 反洗钱合规所需的最终受益所有人信息
重要文件通常需要翻译。
在某些情况下，可能需要提供宣誓翻译或海牙认证。
每家保险公司都会单独评估案件，但拥有完整的文件资料可以大大加快处理速度。
签发需要多长时间？
所有文件提交无误后，
承保流程通常需要几个工作日，
即可快速完成签发。
延误几乎总是由于文件不完整或不合规造成的。
最后的考虑因素
VIES注册不再仅仅是简单的行政手续，它已成为进入欧洲市场的真正障碍。
VIES担保债券是继续通过意大利在欧洲开展业务所必须付出的代价。
提前采取行动的公司能够继续运营。
而那些低估自身义务的公司则可能面临业务彻底停滞的风险。
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