La tua societa extra-UE opera in Italia. Questa e la buona notizia. Quella piu impegnativa? La legge italiana richiede l’iscrizione al VIES (identificazione IVA italiana) entro 30 giorni. Se non rispetti questa finestra, i ritardi burocratici si moltiplicano: limbo operativo, sanzioni, blocchi dei pagamenti. Ottenere la giusta garanzia finanziaria VIES fa parte di questo processo.
Cio che dovrebbe essere semplice si complica. I documenti si accumulano. Gli uffici non comunicano tra loro. Le compagnie assicurative chiedono chiarimenti. L’Agenzia delle Entrate richiede documenti mancanti. Quando hai coordinato tutto, sono gia passati tre mesi.
Noi semplifichiamo questo processo. La tua societa non affronta il sistema fiscale italiano da sola. Lo facciamo insieme a te.
In sintesi:
- Requisito: iscrizione al VIES (identificazione IVA italiana) entro 30 giorni dall’inizio dell’attivita in Italia
- Tempistica totale: circa 45 giorni dal primo contatto
- Garanzia assicurativa: emessa entro 5 giorni lavorativi
- Esperienza: oltre 300 societa extra-UE assistite, 100% di approvazione
Il problema: perche l’iscrizione al VIES rallenta la maggior parte delle societa extra-UE
Le societa extra-UE che entrano nel mercato italiano devono rispettare un requisito obbligatorio. L’Agenzia delle Entrate richiede tre cose:
In apparenza sembra gestibile. Nella pratica, i ritardi si verificano a ogni fase. I nostri dati su oltre 300 societa mostrano la ripartizione tipica:
Il 40% delle domande viene inizialmente respinto per documentazione incompleta. I documenti mancanti sono la principale causa di ritardo. Una societa presenta la pratica e si sente dire che servono lo statuto certificato e tradotto da un traduttore autorizzato, la prova della compagine societaria o una procura. All’improvviso sono passate tre settimane.
Il 35% dei ritardi deriva da problemi di comunicazione tra la tua societa, la compagnia assicurativa e l’Agenzia delle Entrate. Nessuno sa con certezza chi e responsabile di cosa. I documenti si perdono tra le caselle email. Le domande restano senza risposta per giorni.
Il 25% dei ritardi e dovuto a garanzie assicurative errate o mancanti. L’Agenzia delle Entrate richiede un tipo specifico di garanzia finanziaria, emessa da una compagnia assicurativa italiana autorizzata, con termini e coperture precise. Una garanzia generica del tuo Paese d’origine non e sufficiente.
Il risultato complessivo: cio che dovrebbe richiedere 30 giorni ne richiede oltre 90. Le tue attivita in Italia si bloccano. Non puoi emettere fatture legalmente. Il tuo conto bancario rischia il blocco. Paghi sanzioni amministrative.
I nostri risultati. Non deve andare cosi anche per te. Abbiamo aiutato oltre 300 societa extra-UE a completare l’iscrizione al VIES nei tempi previsti, con zero rifiuti per documentazione incompleta e il 100% di approvazione.
La nostra soluzione: un processo in 4 fasi che funziona
Fase 1: Verifica documentale (3-5 giorni lavorativi)
Ci contatti. Valutiamo la struttura della tua societa – filiale, controllata, ufficio di rappresentanza o distributore indipendente. In base alla tua struttura, individuiamo esattamente quali documenti richiede l’Agenzia delle Entrate. Niente di generico. Nessuna checklist preconfezionata. La tua checklist, per la tua struttura societaria.
Ti diciamo con precisione cosa serve: statuto certificato, una procura notarile dalla casa madre, il certificato di titolarita dal registro del tuo Paese d’origine, la prova di solvibilita finanziaria e una dichiarazione di attivita d’impresa in Italia. Specifico. Chiaro. Concreto.
Fase 2: Preparazione documenti e coordinamento (5-10 giorni lavorativi)
Tu raccogli i documenti. Noi ne verifichiamo completezza e correttezza. Gestiamo le traduzioni (la legge italiana richiede traduzioni asseverate per i documenti esteri). Prepariamo il fascicolo da presentare e ci coordiniamo direttamente con l’Agenzia delle Entrate per tuo conto – nessun intermediario, nessuna confusione.
In questa fase intercettiamo le lacune: una certificazione mancante, una traduzione da rivedere, uno statuto non aggiornato. Le risolviamo prima della presentazione, perche una domanda respinta significa far ripartire da capo l’intero termine di 30 giorni.
Fase 3: Emissione della garanzia assicurativa (5-7 giorni lavorativi)
L’iscrizione al VIES richiede una garanzia finanziaria emessa da una compagnia assicurativa italiana autorizzata. Collaboriamo con piu compagnie e inviamo loro la tua documentazione immediatamente. La maggior parte delle garanzie viene emessa entro 5-7 giorni lavorativi.
E qui che il coordinamento fa la differenza. Mentre raccogliamo i tuoi documenti nelle Fasi 1-2, prepariamo contemporaneamente la richiesta di garanzia. Quando i tuoi documenti sono pronti, la garanzia e quasi firmata.
Fase 4: Presentazione e follow-up completo (25-35 giorni lavorativi)
Presentiamo la tua domanda all’Agenzia delle Entrate con tutta la documentazione di supporto. Da quel momento monitoriamo lo stato della pratica. Se l’Agenzia ha domande, rispondiamo noi. Se richiede informazioni aggiuntive, ci coordiniamo con te e rispondiamo entro 48 ore.
Non spariamo dopo la presentazione. Restiamo al tuo fianco fino al rilascio del tuo codice VIES.
Tempistica totale dal primo contatto: circa 45 giorni. La maggior parte delle societa riceve il proprio codice VIES e puo iniziare a fatturare legalmente entro il giorno 40-45.
Perche siamo diversi: tre garanzie
1.
SLA: garanzia assicurativa emessa in 5 giorni
Ci impegniamo a far emettere la tua garanzia assicurativa entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della documentazione completa. Se non rispettiamo questa finestra, copriamo noi il costo della procedura accelerata. Questo impegno esiste perche i ritardi in questa fase si ripercuotono su tutta la tempistica.
2.
Documentazione completa al 100% prima della presentazione
Verifichiamo ogni documento – firma, certificazione, qualita della traduzione, completezza – prima della presentazione all’Agenzia delle Entrate. Le domande incomplete vengono respinte, e una domanda respinta significa ricominciare da capo. Noi non presentiamo domande incomplete.
3.
Rapporto diretto con l’Agenzia delle Entrate
Lavoriamo direttamente con l’Agenzia delle Entrate, senza intermediari generici. Quando pongono una domanda, rispondiamo. Quando serve un chiarimento, lo forniamo. Questo riduce sensibilmente i ritardi dovuti agli scambi continui.
Cosa ottieni: tempi chiari, numeri reali
- Giorni 1-5: esame dei documenti e analisi delle lacune.
- Giorni 5-10: raccolta documenti, traduzione e preparazione del fascicolo.
- Giorni 10-17: richiesta ed emissione della garanzia assicurativa.
- Giorni 17-20: presentazione all’Agenzia delle Entrate.
- Giorni 20-50: esame e approvazione dell’Agenzia delle Entrate (nostra media: 30 giorni; intervallo: 25-40 giorni).
- Giorno 50: codice VIES rilasciato. Puoi operare e fatturare legalmente in Italia.
Questa tempistica si basa sulla nostra esperienza con oltre 300 societa extra-UE.
Chi abbiamo aiutato
Abbiamo gestito l’iscrizione al VIES per oltre 300 societa extra-UE:
Oltre 300 societa extra-UE assistite
32 giorni di tempo medio di elaborazione
100% di approvazione da parte dell’Agenzia delle Entrate
- Societa britanniche (post-Brexit): 89 iscrizioni. Tempo medio: 32 giorni.
- Societa statunitensi: 67 iscrizioni. Tempo medio: 35 giorni.
- Societa svizzere: 43 iscrizioni. Tempo medio: 30 giorni.
- Societa canadesi: 31 iscrizioni. Tempo medio: 33 giorni.
- Altre (Australia, Singapore, Hong Kong, Emirati Arabi Uniti): 70 iscrizioni. Tempo medio: 36 giorni.
Zero domande respinte per documentazione incompleta. Tempo medio di elaborazione: 32 giorni dalla presentazione al rilascio del codice VIES.
Domande frequenti
Se un cambiamento avviene entro 30 giorni dal primo contatto, rivalutiamo e adeguiamo la pratica senza costi aggiuntivi. Fusioni, acquisizioni o variazioni nell’assetto proprietario sono rare durante la procedura, ma sappiamo gestirle.
Non per l’iscrizione al VIES: di quella ci occupiamo interamente noi. Tuttavia, dopo l’iscrizione al VIES ti servira qualcuno per gli adempimenti IVA mensili/trimestrali, la dichiarazione annuale e la gestione delle buste paga. Possiamo consigliarti commercialisti italiani esperti per questa attivita continuativa.
E raro se la documentazione e completa. Se il rifiuto dipende da documentazione incompleta da parte tua, rilavoriamo la domanda senza costi aggiuntivi. Se il rifiuto dipende da una questione normativa (la tua societa non e idonea per qualche motivo), lo individuiamo per tempo e ti consigliamo di conseguenza.
Il codice VIES resta valido finche la tua societa opera in Italia. Non e previsto alcun rinnovo. Decade solo se chiudi la tua attivita in Italia o sciogli la societa.
Dopo l’iscrizione presenterai le liquidazioni IVA mensili o trimestrali (in base al volume delle vendite), le dichiarazioni dei redditi annuali e dovrai tenere una corretta contabilita. Noi ci occupiamo dell’iscrizione al VIES; per gli adempimenti successivi consigliamo un commercialista italiano.
Si. La nostra specializzazione sono le societa extra-UE che entrano nel mercato italiano: Regno Unito (post-Brexit), Stati Uniti, Svizzera, Canada, Australia e altri soggetti extra-UE. Se sei una societa UE, le regole VIES sono diverse; rivolgiti a un consulente fiscale italiano locale.
Avvertenza. L’iscrizione al VIES e regolata dalla normativa italiana ed europea. Le tempistiche dipendono dall’esame dell’Agenzia delle Entrate e dalla completezza dei documenti. Garantiamo la correttezza procedurale e la presentazione tempestiva di una domanda completa; non garantiamo l’approvazione, che spetta all’Agenzia delle Entrate. Queste informazioni hanno valore puramente indicativo e non costituiscono consulenza legale o fiscale.
Inizia subito: valutazione gratuita, senza impegno
Hai scelto di operare in Italia: una decisione aziendale importante. Non lasciare che i ritardi burocratici compromettano questa scelta.
Contattaci oggi. Esamineremo la struttura della tua societa, individueremo i documenti necessari e ti forniremo tempi chiari e un preventivo. Senza impegno. Senza costi nascosti.
Puoi contattarci in diversi modi:
Scrivendo un’email a:
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