Quando un’azienda desidera commerciare con altri Paesi europei senza applicare l’IVA in fattura, deve essere registrata al sistema VIES. Fino a poco tempo fa, questa registrazione era quasi automatica. Oggi non lo è più.
Per molte aziende, in particolare per le imprese extra-UE, la registrazione al VIES è diventata un processo articolato in più fasi, e uno dei passaggi più importanti è la presentazione di una fideiussione VIES.
Che cos’è il VIES e perché è davvero importante
VIES è l’acronimo di VAT Information Exchange System. Si tratta di una banca dati europea che elenca le partite IVA autorizzate a effettuare operazioni intracomunitarie, cioè vendite e acquisti tra Paesi dell’Unione Europea senza applicazione dell’IVA.
Se un’azienda non è registrata al VIES, non può:
- emettere fatture esenti IVA verso clienti UE
- ricevere correttamente fatture intracomunitarie
- beneficiare dell’esenzione IVA
In parole semplici, senza il VIES si è di fatto esclusi dal mercato europeo.
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Perché oggi è richiesta una fideiussione
Negli ultimi anni, le autorità fiscali italiane hanno individuato un numero significativo di casi di frode IVA che coinvolgevano società extraeuropee operanti in Italia tramite un rappresentante fiscale. Queste aziende effettuavano operazioni, non versavano l’IVA e poi scomparivano.
La risposta del legislatore è stata chiara e rigorosa.
Se non si ha sede nell’UE o nel SEE e si desidera accedere al sistema VIES, è necessario dimostrare preventivamente la propria affidabilità finanziaria.
Come? Fornendo una fideiussione di 50.000 euro.
Questa garanzia tutela l’Agenzia delle Entrate. Se qualcosa va storto, l’amministrazione finanziaria dispone di una copertura economica immediata.
Chi è obbligato a fornire la Garanzia VIES
La norma è molto specifica.
La fideiussione è obbligatoria per:
- imprese non UE o non SEE
- che non dispongono di una stabile organizzazione nell’Unione Europea
- che operano in Italia tramite un rappresentante fiscale
- che intendono effettuare operazioni intracomunitarie
- che vogliono continuare a emettere fatture senza applicazione dell’IVA
Sono incluse le società statunitensi, britanniche (post-Brexit), cinesi, turche, svizzere e, in generale, tutte le imprese con sede al di fuori dell’UE e del SEE.
Se la tua azienda rientra in questo profilo, la garanzia VIES non è facoltativa: è obbligatoria.
Il ruolo del Rappresentante Fiscale
Il rappresentante fiscale è la persona fisica o giuridica italiana che agisce come intermediario tra l’impresa estera e l’Amministrazione finanziaria italiana.
Il rappresentante fiscale:
- gestisce la partita IVA italiana
- cura gli adempimenti IVA
- presenta la domanda di registrazione al VIES
- deposita formalmente la fideiussione
La garanzia non tutela il rappresentante fiscale. Protegge l’Amministrazione finanziaria italiana da potenziali debiti IVA dell’azienda estera.
Importo e durata della Garanzia VIES
Non c’è margine di negoziazione.
L’importo minimo è di 50.000 euro.
Non può essere ridotto.
Non può essere negoziato.
Non può essere collegato al fatturato.
La durata minima è di 36 mesi, ovvero tre anni completi.
Se la garanzia viene emessa per un periodo più breve, viene respinta. Se l’importo è inferiore, non viene accettata.
Quanto costa davvero una Garanzia VIES da 50.000 euro?
Questa è la domanda più frequente e assolutamente legittima.
Il costo non è di 50.000 euro. Quello è l’importo garantito, non il prezzo da pagare.
Una fideiussione assicurativa VIES prevede generalmente:
un premio annuo calcolato in base al profilo di rischio dell’azienda
solitamente compreso tra l’1,5% e il 4% dell’importo garantito
In termini pratici:
il costo annuo è solitamente di qualche centinaio fino a qualche migliaio di euro
il costo totale sui tre anni corrisponde alla somma dei premi annuali
Altri aspetti importanti devono essere chiariti.
È richiesto un deposito cauzionale in contanti?
Dipende dal profilo dell’azienda.
In molti casi non è richiesto alcun deposito.
In alcuni casi può essere richiesto un deposito parziale, sempre valutato caso per caso.
Best when you have an Italian co-obligor and want the lowest cost.
- Your fiscal representative, Italian director, or an Italian company is willing to act as co-obligor.
- You want to avoid blocking €50,000 of capital in a bank deposit or policy.
- You prefer a fixed, all-inclusive premium for the full 36-month period.
Avoid this option if:
- You do not have any Italian person or company willing to act as co-obligor.
- Your group policy does not allow personal or corporate guarantees in Italy.
- You prefer to provide collateral (cash or a policy) instead of using a co-obligor.
Best when you do not want to use a co-obligor and can block €50,000 in cash.
- Your fiscal representative or directors are not willing to act as co-obligor.
- You can block €50,000 in a dedicated cash deposit for the duration of the guarantee.
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- You cannot provide VAT/F24 compliance documentation.
- You need a guarantee issued outside the shared insurance agreement.
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- You prefer to use a pledged life insurance policy as collateral instead of a bank cash deposit.
Avoid this option if:
- You are not comfortable transferring €50,000 to your Italian fiscal representative to fund the policy.
- You cannot immobilise €50,000 for the full duration of the guarantee.
- Your fiscal representative cannot or does not want to manage a life insurance policy on your behalf.
Ci sono costi nascosti?
No, se la procedura viene gestita correttamente.
Il costo è composto dal premio e, in alcuni casi, da una commissione di istruttoria chiaramente indicata.
L’importo garantito può essere ridotto sotto i 50.000 euro?
No. L’importo minimo è fissato per legge a 50.000 euro. Non sono previste eccezioni.
Scadenze per le aziende già iscritte al VIES
Le aziende che risultavano già iscritte al VIES alla data del 14 aprile 2025 non sono esentate dall’obbligo.
Devono presentare la garanzia entro il 13 giugno 2025.
Se la garanzia non viene presentata, l’azienda sarà esclusa dal VIES trascorsi ulteriori 60 giorni dalla ricezione della comunicazione formale inviata dall’Agenzia delle Entrate.
Cosa succede se non si presenta la garanzia
Le conseguenze sono immediate e rilevanti.
L’azienda viene cancellata dal VIES
perde il diritto all’esenzione IVA
non può più effettuare operazioni intracomunitarie
i clienti europei interrompono i rapporti commerciali
In termini pratici, l’operatività dell’azienda si blocca.
Situazione legale attuale
Sono pendenti ricorsi davanti ai tribunali amministrativi italiani. Tuttavia, la norma è attualmente pienamente in vigore.
In attesa di una decisione definitiva:
la garanzia deve essere presentata
l’obbligo deve essere rispettato
l’esclusione dal VIES è automatica in caso di inadempimento
Rimandare espone le aziende a un rischio concreto di interruzione dell’attività.
Quando la fideiussione assicurativa è obbligatoria
La fideiussione assicurativa è obbligatoria quando:
- l’azienda è extra-UE o extra-SEE
- opera in Italia tramite un rappresentante fiscale
- desidera iscriversi o rimanere nel VIES
- intende continuare a effettuare operazioni intracomunitarie
È la soluzione più utilizzata perché non blocca la liquidità ed è accettata dall’Agenzia delle Entrate.
Documenti necessari per l’emissione della Garanzia VIES
È importante essere chiari fin dall’inizio.
Di norma, sono richiesti i seguenti documenti:
- certificato di iscrizione o visura camerale del Paese di origine
- atto costitutivo e statuto
- bilanci disponibili o dichiarazioni economico-finanziarie
- documento di identità valido del legale rappresentante
- informazioni sul titolare effettivo (UBO) ai fini della normativa antiriciclaggio
Spesso sono richieste le traduzioni dei documenti principali.
In alcuni casi possono essere necessarie traduzioni giurate o apostille.
Ogni compagnia assicurativa valuta il caso singolarmente, ma disporre di una documentazione completa accelera in modo significativo il processo.
Quanto tempo serve per l’emissione?
Una volta che tutta la documentazione è stata presentata correttamente:
il processo di valutazione assicurativa richiede solitamente pochi giorni lavorativi
l’emissione della garanzia può avvenire in tempi rapidi
I ritardi sono quasi sempre causati da documentazione incompleta o non conforme.
Considerazioni finali
La registrazione al VIES non è più una semplice formalità amministrativa. È diventata un vero e proprio ostacolo all’ingresso nel mercato europeo.
La fideiussione VIES rappresenta il costo necessario per continuare a operare in Europa tramite l’Italia.
Le aziende che si muovono per tempo restano operative.
Chi sottovaluta questo obbligo rischia di bloccare completamente la propria attività.
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