对许多非欧盟企业而言，在申请意大利VIES担保的过程中，最让人出乎意料的环节往往不是担保本身，而是身份合规核查。在保函正式出具之前，必须依据意大利的反洗钱法规，对申请公司的“实际受益人”进行身份核验。本文将说明这些合规核查存在的原因、谁属于法律定义的“实际受益人”，以及应当提前准备哪些文件，以避免这一环节成为拖慢整个申请进度的瓶颈。
为什么保险中介必须核验客户身份
依据意大利反洗钱法规（第231/2007号立法令）的明确要求，保险中介机构与银行、公证人及其他受监管机构一样，在与客户正式建立业务关系前，都必须履行尽职调查义务，具体包括识别公司身份、核验代表公司行事人员的身份，以及确定公司的实际受益人。这属于中介机构必须履行的法定义务，适用于每一位客户。这既非针对外国企业的不信任，在法律上也完全无法豁免。
谁是“实际受益人”（UBO）
“实际受益人”是最终拥有或控制公司的自然人。依据第231/2007号立法令的标准，直接或间接持有公司资本超过25%是主要判断指标；若无人达到该持股比例，则会考察通过其他方式对公司实施实际控制的自然人，最后才看法定代表或管理职权。对于通过多层持股、跨境复杂架构设立的公司，股权链条必须一路向上追溯，直至确定最顶层的自然人为止，而这正是提前做好准备、最能帮企业节省时间的关键点。
通常需要准备的文件
为了确保核查顺利通过，企业通常需要配合提供以下最新的合规材料：
- 最新的企业资质证明，如公司注册地商业登记处的官方摘录或同等效力文件；
- 公司的设立法律文件，包括公司章程或同等的设立文书；
- 相关人员的身份证明，包括法定代表人及每一位实际受益人的有效身份证件（如护照）；
- 多层持股公司的股权结构图，要求能够清晰显示控制链条，并一路追溯到顶层的自然人。
具体的材料清单会根据您公司的股权架构和注册国家有所调整，部分非意大利语文件可能需要附带相应的翻译件。在正式办理时，我们的案件经办人员会为您确认最终所需的材料明细。
身份核查如何远程完成
上述所有合规核查环节，均无需企业人员亲赴意大利。相关的身份识别与文件签署可远程完成，方法详见在境外如何远程签署意大利财务担保函；若通过税务代表办理，授权规则详见意大利VIES保函授权委托书指南；保费支付规则详见谁可以为在意大利开具的保单支付保费。
尽早准备
AML/UBO核查是整个申请中最依赖客户配合的环节，也是最容易因材料不全而耗费时间的环节。所需的文件准备得越早，后续流程越顺畅。VIES担保完整流程请见：非欧盟企业VIES登记。
您可以通过多种方式联系我们：