Registrazione al VIES in Italia: come farla con l’Agenzia delle Entrate

Cos’è il VIES e a cosa serve?

Il VIES (VAT Information Exchange System) è un grande elenco europeo in cui sono registrate le partite IVA autorizzate a effettuare operazioni intracomunitarie.

Qual è il suo scopo pratico?

Il VIES serve principalmente a due soggetti: le imprese e le autorità fiscali.

Per la tua impresa (utilità pratica quotidiana):

• Verifica immediata: consente di controllare in tempo reale se la partita IVA del tuo cliente o fornitore comunitario è valida e attiva per le operazioni intracomunitarie.
• Fatturazione corretta: se la partita IVA è valida, puoi emettere la fattura senza IVA (applicando l’aliquota 0%), sapendo di essere in regola.
  
• Protezione dal rischio: è uno strumento di due diligence fondamentale per evitare errori costosi. Fatturare a una società “non VIES” comporta l’obbligo di applicare l’IVA italiana.
  

Per le autorità fiscali (la “regia” dietro le quinte):

• Controllo e tracciabilità: il sistema consente di monitorare gli scambi di beni e servizi tra i Paesi UE, contrastando le frodi IVA (come le frodi carosello).
• Scambio di informazioni: l’Agenzia delle Entrate italiana e, ad esempio, l’amministrazione fiscale francese possono scambiarsi automaticamente i dati e verificare la coerenza delle dichiarazioni.
• L’analogia del “passaporto fiscale” è particolarmente efficace. Così come il passaporto consente di viaggiare legalmente tra i Paesi, l’iscrizione al VIES è il “passaporto fiscale” che permette alla tua azienda di operare nel mercato unico europeo beneficiando del corretto trattamento IVA.

In sintesi:

Il VIES non è un ulteriore obbligo fiscale, ma lo strumento che rende possibile e sicura l’applicazione delle regole IVA europee. Senza di esso, ogni operazione con l’estero sarebbe burocraticamente più complessa e fiscalmente più onerosa.

Passaggio essenziale successivo: capire chi deve iscriversi a questa “lista VIP” e come farlo. Si tratta di una procedura semplice e gratuita, da completare online nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

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VIES e operazioni intracomunitarie: perché è fondamentale

VIES: il club VIP d’Europa dove si fa business

Immagina l’Europa per le imprese come un enorme parco divertimenti (il mercato unico). Tutti possono entrare, ma per salire sulle attrazioni più interessanti (comprare e vendere tra Paesi senza problemi) serve un braccialetto VIP.

Il VIES è proprio la lista di chi ha diritto a quel braccialetto. È il club VIP europeo delle partite IVA.

Come funziona l’attrazione principale? (L’operazione intracomunitaria)

Facciamo finta che tu (in Italia) voglia vendere 100 videogiochi al tuo amico Pierre in Francia, che poi li rivenderà nel suo negozio.

Controllo del braccialetto (verifica VIES): per prima cosa controlli se Pierre ha il braccialetto VIP. Vai sul sito del club (il portale VIES), inserisci il suo codice francese e… BINGO! È iscritto. Anche tu hai il tuo braccialetto (la tua iscrizione al VIES).

La vendita speciale (fattura senza IVA): dato che siete entrambi nel club, potete fare qualcosa di speciale. Gli fatturi i 100 videogiochi SENZA AGGIUNGERE L’IVA ITALIANA (quella al 22%). Indichi solo il prezzo base. Sembra uno sconto incredibile!

Dove finisce l’imposta? (Reverse charge): l’imposta (IVA) non scompare per magia. Semplicemente, invece di pagarla a te in Italia, Pierre la verserà direttamente al suo Stato, la Francia, quando farà la sua contabilità. È come se tu gli dicessi: “Prendi i videogiochi e l’imposta la versi tu direttamente allo Stato, va bene?”

Cos’è il reverse charge?

Esistono anche casi in cui il reverse charge si applica all’interno dell’Italia, in particolare in settori considerati più sensibili, come l’edilizia o alcuni servizi specifici. Anche qui la logica è la stessa: evitare che l’IVA venga incassata e poi non versata.

È importante sapere che il reverse charge non è una scelta facoltativa. Non si può decidere liberamente se applicarlo o meno. Se un’operazione rientra nei casi previsti dalla legge, il reverse charge deve essere applicato correttamente. Se viene utilizzato quando non è dovuto, oppure non viene applicato quando è obbligatorio, si rischiano sanzioni e problemi fiscali.

In sintesi, il reverse charge è un sistema che rende l’IVA più sicura e controllata. Il venditore non entra in contatto con l’imposta, l’acquirente se ne assume la responsabilità e lo Stato può mantenere il pieno controllo. Questo rende gli scambi, soprattutto quelli internazionali, più trasparenti e più difficili da utilizzare in modo scorretto.

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Perché questo Club VIP (VIES) è così importante e rigoroso?

Per evitare i furbetti (frodi IVA): senza questo controllo, qualcuno potrebbe fingere di essere una società francese per evitare di pagare l’IVA da qualsiasi parte. Il club verifica che tutti siano soggetti seri e regolarmente registrati.

Per sapere con certezza chi sta “giocando” (controllo e sicurezza): il parco giochi vuole essere sicuro che sulle attrazioni ci siano solo aziende reali e affidabili, non soggetti fantasma. Il VIES è la lista ufficiale degli invitati.

Per rendere tutto semplice e sicuro (sicurezza degli scambi): in questo modo tu vendi a Pierre senza complicazioni, lo Stato francese è certo di incassare le imposte e lo Stato italiano sa che la vendita è regolare. Tutti operano serenamente.

In una frase super semplice:

Il VIES è la lista d’oro che ti permette di fare affari con l’Europa in modo semplice e sicuro, spostando il pagamento dell’imposta dal venditore all’acquirente, ma solo se entrambi siete iscritti alla lista.

Società europea o extra-UE: qual è la differenza?

È qui che nasce molta confusione.

Società UE

Se l’azienda ha sede in un Paese dell’Unione Europea, è sufficiente avere:

• una partita IVA
  
• l’iscrizione al VIES
  
• Società extra-UE
  
  
  

Se invece l’azienda si trova al di fuori dell’Europa, la situazione cambia:

• è necessario un rappresentante fiscale in Italia
  
• è richiesta una fideiussione (garanzia assicurativa)
  
• solo successivamente è possibile procedere con l’iscrizione al VIES
  

Quando si parla di VIES e operazioni con l’estero, una delle confusioni più frequenti riguarda la differenza tra società europea e società extra-UE. Capire questa distinzione è fondamentale, perché le regole cambiano in modo significativo.

Una società europea è un’impresa con sede legale in uno dei Paesi dell’Unione Europea. In questo caso il percorso è semplice e lineare: è sufficiente avere una partita IVA valida e richiedere l’iscrizione al VIES.

Una volta iscritta, l’azienda può acquistare e vendere beni o servizi con altre imprese europee applicando le regole IVA intracomunitarie, quindi senza IVA in fattura e con il meccanismo del reverse charge. Non sono richieste garanzie, intermediari o passaggi aggiuntivi.

La situazione cambia quando l’azienda è extra-UE, cioè ha sede legale al di fuori dell’Unione Europea.

In questo caso, lo Stato italiano richiede maggiori tutele. L’impresa non può operare direttamente come una società europea, ma deve prima nominare un rappresentante fiscale in Italia. Il rappresentante fiscale è la persona o la società che assume la responsabilità fiscale per conto dell’azienda estera.

Oltre al rappresentante fiscale, alle società extra-UE è richiesta anche la presentazione di una fideiussione assicurativa.

Questa garanzia serve a tutelare lo Stato italiano e ha lo scopo di coprire eventuali rischi legati all’IVA, come omissioni o frodi. Solo dopo la presentazione della fideiussione e della documentazione richiesta è possibile procedere con l’iscrizione al VIES.

For non-EU companies, this requirement is met through an insurance-based VAT guarantee with an Italian co-obligor.

Scopri come funziona questa soluzione

È proprio in questo punto che entrano in gioco le fideiussioni assicurative specializzate, come quelle gestite da italiafideiussioni.it, attiva sia a livello nazionale sia in contesti locali, ad esempio per le fideiussioni a Firenze.

Queste garanzie non sono un dettaglio burocratico, ma un passaggio obbligatorio per consentire a una società extra-UE di operare regolarmente nel mercato europeo.

In sintesi, se l’azienda è europea, il percorso è semplice e veloce: partita IVA, iscrizione al VIES e si può operare.

Se invece l’azienda è extra-UE, sono necessari più passaggi, più controlli e una fideiussione assicurativa, perché lo Stato vuole essere certo che le regole IVA vengano rispettate fin dall’inizio.

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Chi deve iscriversi al VIES?

Tutte le imprese in possesso di una partita IVA che acquistano o vendono beni o servizi verso soggetti situati in altri Paesi dell’Unione Europea devono iscriversi al VIES.

Non importa se si tratta di una grande azienda, di una piccola impresa o di un singolo professionista. Ciò che conta è il tipo di operazione che viene effettuata.

Se un’impresa o un professionista emette fatture verso clienti europei o riceve fatture da fornitori europei, l’iscrizione al VIES diventa necessaria. Senza questa registrazione non è possibile applicare correttamente le regole IVA intracomunitarie e si rischia di fatturare in modo errato.

Il regime fiscale non fa differenza. Regime forfettario, regime ordinario, società di capitali, società di persone e ditte individuali seguono tutti la stessa regola: se effettuano operazioni intracomunitarie, devono essere iscritti al VIES.

In pratica, il VIES è obbligatorio ogni volta che si entra in un rapporto commerciale con un soggetto dell’Unione Europea utilizzando la partita IVA. È uno strumento di controllo che consente allo Stato di sapere chi può operare a livello europeo e di applicare correttamente il meccanismo IVA, come il reverse charge.

Per questo motivo, prima di emettere o ricevere una fattura da un soggetto UE, è sempre importante verificare la propria posizione e assicurarsi di essere regolarmente iscritti al VIES presso l’Agenzia delle Entrate. Senza questa iscrizione, anche un’operazione apparentemente semplice può trasformarsi in un problema fiscale.

La fideiussione da 50.000 €: di cosa si tratta davvero

Questa è una delle domande più cercate.

La fideiussione da 50.000 €:

• NON riguarda le società italiane
  
• NON riguarda le società UE
  
• RIGUARDA i soggetti extra-UE con rappresentante fiscale
  

È una garanzia richiesta dallo Stato per prevenire le frodi IVA.

Si tratta di una vera fideiussione assicurativa, spesso richiesta tramite intermediari specializzati come italiafideiussioni,

La fideiussione da 50.000 euro è uno dei temi che genera maggiore confusione, perché viene spesso citata senza spiegare correttamente quando è realmente necessaria e quando non lo è. In realtà, la norma è molto precisa ed è chiaramente prevista dalla legislazione.

Partiamo da un punto fermo: la fideiussione da 50.000 euro non riguarda le società italiane e non riguarda le società con sede in un Paese dell’Unione Europea. Se un’azienda è italiana o europea, per iscriversi al VIES sono sufficienti la partita IVA e la richiesta all’Agenzia delle Entrate. Nessuna garanzia, nessuna fideiussione.

La fideiussione entra in gioco solo in un caso specifico, cioè quando il soggetto che vuole operare in Italia e nel VIES è extra-UE. Parliamo quindi di società con sede legale al di fuori dell’Unione Europea, come Stati Uniti, Regno Unito post-Brexit, Svizzera, Cina o altri Paesi non comunitari.

Queste società, per operare fiscalmente in Italia, non possono agire direttamente. La normativa italiana impone loro di nominare un rappresentante fiscale in Italia. Il rappresentante fiscale è il soggetto che risponde all’Agenzia delle Entrate italiana per tutti gli adempimenti IVA della società estera.

Proprio perché il rischio fiscale è più elevato, lo Stato richiede una garanzia. Questa garanzia è la fideiussione assicurativa, spesso di importo pari a 50.000 euro. Non si tratta di un’imposta né di un costo perso: è una tutela che serve a coprire eventuali debiti IVA, sanzioni o irregolarità.

Dal punto di vista normativo, tutto questo è previsto dal DPR 633 del 1972, che rappresenta il testo base dell’IVA in Italia. In particolare, l’articolo 35, comma 7-quater, stabilisce che per i soggetti non residenti che operano nel territorio dello Stato tramite rappresentante fiscale possono essere richieste idonee garanzie a tutela dell’Erario.

Per lungo tempo, tuttavia, questa previsione ha avuto una portata prevalentemente programmatica, poiché la norma non definiva né l’importo della garanzia né le modalità operative per prestarla. In assenza di istruzioni attuative, l’obbligo di presentare una fideiussione non è stato applicato in modo sistematico come condizione per l’iscrizione al VIES.

Se l’azienda è italiana o europea, la fideiussione non è necessaria.

Se l’azienda è extra-UE e vuole iscriversi al VIES tramite rappresentante fiscale, la fideiussione è obbligatoria per legge.

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Come attivare l’iscrizione al VIES?

Procedura pratica, passo per passo:

• accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate
  
• entrare nell’area riservata con SPID, CIE o CNS
  
• andare su “Servizi per comunicare”
  
• selezionare “Archivio VIES”
  
• spuntare “Comunicazione di inclusione”
  
• inserire la partita IVA
  
• cliccare su Invia
  
• fatto

L’iscrizione è immediata.

Quanto costa l’iscrizione al VIES?

Iscrizione al VIES:

• è gratuita
  
• non prevede costi
  
• non richiede marche da bollo
  

Eventuali costi sorgono solo se:

• sei un soggetto extra-UE
  
• devi presentare una fideiussione

Quanto tempo serve per essere operativi?

Per i soggetti italiani ed europei:

• immediatamente
  

Dal momento dell’invio:

• la partita IVA risulta attiva nel registro VIES
  
• è possibile fatturare subito
• Iscrizione al VIES e apertura della partita IVA

È possibile iscriversi al VIES:

• dopo l’apertura della partita IVA
  
• contestualmente all’apertura della partita IVA
  
  

Nel secondo caso è sufficiente compilare il modello AA9/12 e indicare l’opzione per le operazioni intracomunitarie.

Come verificare l’iscrizione al VIES

La verifica VIES è semplice:

collegarsi al sito della Commissione Europea

inserire:

• la partita IVA
  
• il Paese di appartenenza
  
• avviare la ricerca

In questo modo è possibile effettuare il controllo VIES della partita IVA e sapere se il soggetto è regolarmente iscritto.

Verificare se una partita IVA è iscritta al VIES è un’operazione molto semplice ed è un passaggio fondamentale prima di emettere o ricevere una fattura intracomunitaria.

La verifica avviene direttamente online, tramite il servizio ufficiale messo a disposizione dalla Commissione Europea. Questo sistema collega tutte le banche dati IVA dei Paesi UE e consente di controllare in tempo reale se un soggetto è autorizzato a operare in ambito intracomunitario.

Per effettuare il controllo è sufficiente collegarsi al portale VIES, inserire la partita IVA che si desidera verificare e selezionare il Paese di appartenenza del soggetto. Una volta avviata la ricerca, il sistema restituisce immediatamente l’esito.

Se la partita IVA risulta valida, significa che il soggetto è correttamente iscritto al VIES e può partecipare alle operazioni intracomunitarie con applicazione del reverse charge. Se invece la partita IVA non è presente, significa che il soggetto non è iscritto al registro VIES e non può operare secondo le regole IVA intracomunitarie.

Questo controllo è importante perché tutela chi emette la fattura. Verificare l’iscrizione al VIES prima di fatturare consente di sapere con certezza se l’operazione può essere effettuata senza IVA oppure se è necessario applicarla. In questo modo si evitano errori, contestazioni e possibili sanzioni fiscali.

Come iscriversi al VIES con l’Agenzia delle Entrate se si è una società extra-UE e quanto tempo serve realmente

Quando un’azienda non ha sede nell’Unione Europea, l’iscrizione al VIES non segue la semplice procedura online prevista per le imprese italiane o UE. Il percorso è più articolato perché la normativa italiana richiede maggiori garanzie fiscali.

Vediamo tutto con ordine.

Una società extra-UE, per poter operare in Italia ai fini IVA e accedere al VIES, non può agire direttamente. Il primo passaggio obbligatorio è la nomina di un rappresentante fiscale in Italia. Il rappresentante fiscale diventa l’interlocutore ufficiale della società estera con l’Agenzia delle Entrate ed è responsabile di tutti gli adempimenti IVA.

Una volta nominato il rappresentante fiscale, si passa alla fase più delicata: la garanzia.

Per i soggetti extra-UE, l’inclusione nel VIES può avvenire solo dopo la presentazione di una fideiussione assicurativa, come previsto dall’articolo 35, comma 7-quater, del DPR 633/1972 e reso pienamente operativo dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 14 aprile 2025.

La fideiussione ha lo scopo di tutelare lo Stato da potenziali irregolarità IVA. In pratica si tratta spesso di una garanzia di importo rilevante (frequentemente 50.000 euro), che deve essere rilasciata da una compagnia assicurativa o da un intermediario autorizzato.

A questo punto, la procedura diventa interamente “offline”, cioè non avviene tramite il portale web come per le società italiane.

Il rappresentante fiscale deve presentare la documentazione presso l’ufficio della Direzione Provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente in base al proprio domicilio fiscale. La documentazione comprende:

Richiesta di inclusione nel VIES

atto di nomina del rappresentante fiscale

fideiussione assicurativa conforme ai requisiti richiesti

Solo dopo il corretto deposito di tutta la documentazione l’Agenzia delle Entrate procede alla valutazione della pratica.

Quanto tempo serve per essere iscritti?

Qui è importante essere molto chiari, perché si tratta di uno degli aspetti più sottovalutati.

Per una società extra-UE:

• l’iscrizione al VIES non è immediata
  
• non avviene automaticamente
  

richiede verifiche formali da parte dell’Agenzia delle Entrate

Le tempistiche dipendono da tre fattori principali:

• la rapidità nell’ottenere la fideiussione
  
• la completezza della documentazione presentata
  
• i tempi di lavorazione dell’ufficio territoriale competente

In condizioni normali, dal momento in cui tutta la documentazione è corretta e completa, l’inclusione nel VIES può richiedere diverse settimane. In alcuni casi, i tempi possono allungarsi se l’ufficio richiede integrazioni o chiarimenti.

Questo significa che una società extra-UE non può iniziare immediatamente a operare in regime intracomunitario, come avviene invece per una società italiana o europea. Fino all’effettiva inclusione nel VIES:

• non è possibile applicare il reverse charge
  
• l’IVA deve essere gestita con regole diverse
  
• operare senza autorizzazione espone a rischi fiscali
  

In sintesi, se sei una società extra-UE:

• il VIES è possibile, ma non immediato
  
• è necessario un rappresentante fiscale
  
• è richiesta una fideiussione assicurativa
  
• sono necessari tempi tecnici di verifica
  

Ed è proprio per questo motivo che, nella pratica, queste procedure vengono spesso gestite con il supporto di operatori specializzati in fideiussioni assicurative e pratiche VIES, così da evitare errori, ritardi e blocchi operativi che possono avere un impatto economico significativo.

Cosa succede se il cliente estero non è iscritto al VIES

Caso delicato.

Se il cliente non è iscritto al VIES:

devi applicare l’IVA in fattura

l’IVA deve essere versata in Italia

Se non lo fai:

• rischio di sanzioni
  
• rischio di recuperi fiscali
  

Per questo motivo, la verifica VIES è sempre fondamentale.

FAQ finali