10 Errori Critici da Evitare quando Richiedi la Garanzia VIES

Da aprile 2025 le società con sede fuori dall’Unione Europea e dallo Spazio Economico Europeo che operano in Italia tramite un rappresentante fiscale devono prestare una garanzia finanziaria per iscriversi, o restare iscritte, al VIES.

L’obbligo è stato introdotto dal D.Lgs. 13/2024, che ha aggiunto il comma 7-quater all’art. 35 del D.P.R. 633/1972; i criteri operativi sono stati definiti dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 4 dicembre 2024 e dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 178713 del 14 aprile 2025, e l’obbligo è stato confermato dalla sentenza del TAR Lazio n. 4986/2026.

Sulla carta è un solo documento. Nella pratica, i motivi più frequenti per cui una garanzia viene respinta e un’iscrizione si blocca sono piccoli errori formali, tutti evitabili.

Di seguito i dieci errori che vediamo più spesso quando una società nordamericana, o di un altro Paese extra-UE, prepara la propria garanzia VIES — e come fare in modo che nessuno ti faccia perdere tempo.

1. Partire troppo tardi e sottovalutare i controlli antiriciclaggio

Una società estera è un soggetto nuovo per chi emette la garanzia: deve passare la verifica di identità e antiriciclaggio sull’azienda, sulla sua compagine sociale e sui titolari effettivi, oltre che sulle persone che firmeranno. Per un’entità costituita fuori dall’UE, raccogliere e validare questi documenti richiede più tempo di quanto la maggior parte si aspetti. Lasciare tutto all’ultima settimana prima della scadenza dell’Agenzia delle Entrate è la causa più frequente di ritardi evitabili. Avvia presto la fase documentale e prepara i documenti societari e di identità prima di averne bisogno.

2. Sbagliare l’ordine delle operazioni

La garanzia e la richiesta di iscrizione al VIES non sono passaggi intercambiabili. Una volta stipulata, la garanzia va preparata, presentata e verificata contestualmente alla presentazione della pratica VIES alla Direzione dell’Agenzia delle Entrate competente. Le società che chiedono prima il VIES, o che trattano la nomina del rappresentante fiscale e la garanzia come due attività separate, finiscono di solito per ripresentare tutto. Pianifica rappresentante fiscale e garanzia come un’unica sequenza coordinata.

Per la sequenza pratica, vedi come gestire rappresentante fiscale e garanzia VIES in parallelo.

3. Intestare la garanzia al beneficiario sbagliato

La garanzia va intestata al Direttore pro tempore della Direzione Provinciale competente dell’Agenzia delle Entrate — non genericamente all’«Agenzia delle Entrate» e non al rappresentante fiscale. Un beneficiario generico o errato è uno dei difetti formali che fanno respingere la garanzia a prima vista, anche quando tutto il resto è in regola.

4. Usare un modello generico invece di quello ufficiale

La garanzia deve seguire il testo ufficiale stabilito dal Provvedimento n. 178713/2025. Una garanzia redatta su un modello libero o «standard», per quanto solida sul piano economico, non viene accettata se si discosta dal testo richiesto. Verifica il documento clausola per clausola rispetto al fac-simile ufficiale prima della firma.

5. Importo o durata sotto il minimo richiesto

Le regole fissano un importo garantito minimo di 50.000 euro e una durata minima di 36 mesi (Provvedimento n. 178713/2025). Una garanzia di importo inferiore, o di durata più breve, non è conforme e viene respinta. Verifica entrambi i valori rispetto al provvedimento vigente prima di presentarla e controlla che la durata copra l’intero periodo richiesto.

6. Documenti societari incoerenti o non legalizzati correttamente

I documenti societari esteri richiedono in genere una traduzione e, a seconda del Paese di origine, un’apostille o la legalizzazione consolare. Le incongruenze tra denominazione, numero di registrazione o indirizzo riportati sui documenti del Paese d’origine e quelli indicati sulla garanzia sono una causa frequente di richieste di chiarimento da parte dell’ufficio. Assicurati che nomi, numeri e indirizzi coincidano esattamente su tutti i documenti del fascicolo.

7. Procura e poteri di firma non documentati correttamente

Chi firma la garanzia per conto della società estera deve avere poteri dimostrabili per farlo. Una procura mancante, scaduta o redatta in modo improprio è un difetto ricorrente che blocca la verifica. Verifica la catena dei poteri e che i poteri di firma siano documentati in una forma accettabile per l’ufficio.

Vedi cosa deve contenere una procura per la fideiussione VIES valida.

8. Firmare dall’estero senza un metodo legale valido

Un rappresentante all’estero privo di codice fiscale italiano può comunque firmare la garanzia, ma solo attraverso percorsi legali specifici. Improvvisare la firma, o dare per scontato che una firma apposta all’estero sia automaticamente valida, crea problemi in fase di verifica. Scegli uno dei metodi riconosciuti prima di sottoscrivere il documento.

Esistono percorsi riconosciuti per firmare la fideiussione dall’estero senza codice fiscale.

9. Scegliere lo strumento sbagliato e ignorare l’alternativa assicurativa

Le regole ammettono più di una forma di garanzia. Molte società danno per scontato di dover immobilizzare 50.000 euro in un deposito in contanti, quando una polizza fideiussoria assicurativa — emessa da una compagnia di assicurazione vigilata dall’IVASS — può soddisfare lo stesso requisito senza vincolare il capitale. Una garanzia emessa da una banca (vigilata dalla Banca d’Italia) e una polizza fideiussoria assicurativa (emessa da una compagnia vigilata dall’IVASS) sono entrambe forme accettate, ma funzionano in modo diverso: valutale prima di decidere.

Confronta le opzioni: una garanzia assicurativa IVA senza deposito non vincola il capitale, e la nostra panoramica sulla garanzia finanziaria VIES per società extra-UE spiega come funziona ciascuna forma.

10. Non verificare l’autenticità della garanzia

L’IVASS ha più volte segnalato che sul mercato circolano polizze fideiussorie false. Prima di affidarti a una garanzia, verifica che chi la emette sia una compagnia vigilata e che la polizza sia autentica e controllabile. Una garanzia che si rivela non valida non viene solo respinta: può lasciare la società scoperta proprio quando credeva di essere coperta. Affidati solo a professionisti del settore come i consulenti di italiafideiussioni.it.

Prima di affidarti a una polizza, scopri come verificare se una garanzia VIES è valida.

Il filo comune

Nessuno di questi dieci errori riguarda il denaro. Riguardano tutti la forma: il documento giusto, redatto nel modo giusto, intestato al beneficiario giusto, presentato nell’ordine giusto. Se la parte formale è corretta fin dalla prima volta, la garanzia VIES diventa un passaggio unico e prevedibile, non una serie di presentazioni.

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