Come verificare se una garanzia VAT VIES è valida in Italia

Se ti è stata presentata una fideiussione bancaria o una garanzia assicurativa collegata alla registrazione VAT VIES, probabilmente ti stai ponendo una domanda fondamentale:

Questa garanzia è autentica oppure sto correndo un rischio di frode?

Si tratta di una preoccupazione assolutamente legittima. Nei casi reali, una garanzia può apparire perfettamente valida fino al momento in cui diventa effettivamente necessaria. Se in quella fase risulta essere invalida o falsa, le conseguenze possono essere molto gravi.

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Esiste poi un altro rischio frequente e spesso sottovalutato. Potresti pagare una garanzia VAT VIES, presentarla all’Agenzia delle Entrate e, dopo il periodo di verifica standard che può arrivare fino a 30 giorni, ricevere una risposta formale che dichiara la garanzia non valida o non accettabile ai fini dell’iscrizione VAT VIES in Italia. A quel punto la garanzia è inutilizzabile e il danno è già stato fatto.

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Questa guida è pensata come una checklist pratica. Ti accompagna passo dopo passo nel processo di verifica di una garanzia VAT VIES, aiutandoti a ridurre al minimo il rischio di accettare una garanzia falsa o non valida.

È importante chiarire fin da subito un punto fondamentale: il sistema VIES serve a verificare se una partita IVA è registrata ed abilitata alle operazioni intracomunitarie. Non certifica che una garanzia sia autentica o giuridicamente valida.

Per verificare una garanzia, è necessario controllare il soggetto emittente tramite IVASS / Banca d’Italia / ANAC e verificare la polizza esclusivamente attraverso canali ufficiali.

Se hai bisogno di un chiarimento immediato, puoi contattarci online oppure rivolgerti direttamente a uno dei nostri uffici. I nostri recapiti sono indicati alla fine di questa pagina.

1. Che cos’è una garanzia VAT VIES e quando è richiesta

Partiamo dalle basi.

Il VIES (VAT Information Exchange System) è il database europeo utilizzato per verificare se una partita IVA è abilitata alle operazioni intracomunitarie. (Unione Europea)

Una garanzia VAT VIES è una garanzia finanziaria che può essere richiesta in casi specifici, generalmente quando una società extra-UE si registra ai fini IVA in Italia tramite un rappresentante fiscale. In queste situazioni, l’Amministrazione finanziaria italiana può richiedere una garanzia a tutela delle entrate pubbliche (VIES Guarantee).

In pratica, potresti trovarti di fronte a una fideiussione bancaria o a una garanzia assicurativa collegata alla registrazione IVA o VIES. Il tuo compito è verificare due aspetti: se il soggetto emittente è legalmente autorizzato e se il documento è autentico e verificabile.

2. Non tutti sono autorizzati a emettere garanzie valide

La normativa italiana è molto chiara su questo punto. ANAC + Banca d’Italia + IVASS stabiliscono che le garanzie valide, comprese quelle utilizzate per finalità IVA e per la pubblica amministrazione, possono essere emesse solo da specifiche categorie di soggetti.

Tra questi rientrano: banche, intermediari finanziari autorizzati ai sensi dell’articolo 106 del Testo Unico Bancario, grandi confidi iscritti nel medesimo quadro regolamentare e compagnie di assicurazione autorizzate a operare nel ramo cauzioni/fideiussioni.

Se una garanzia è emessa da una società di consulenza generica, una società fiduciaria, un operatore di microcredito, un confidi minore o da un soggetto con un nome simile a quello di una banca nota, è necessaria la massima cautela. Molte garanzie invalide hanno origine proprio in queste situazioni.

Leggi i nostri articoli su questo tema!

3. Fase 1: verificare la partita IVA nel sistema VIES

Questo primo passaggio risponde a una domanda fondamentale: la partita IVA esiste realmente ed è registrata per le operazioni intracomunitarie?

È necessario verificare la partita IVA sul portale ufficiale VIES. Se risulta valida, ciò conferma che la partita IVA è registrata nel sistema.

Tuttavia, questo è solo un filtro iniziale. Una partita IVA valida non garantisce che la garanzia finanziaria sia autentica o giuridicamente accettabile in Italia. (Unione Europea)

4. Fase 2: se l’emittente è una banca o un intermediario finanziario, verificare la Banca d’Italia

Se la garanzia è emessa da una banca o da un intermediario finanziario, l’autorità di riferimento principale è la Banca d’Italia.

Nel caso di una banca italiana, l’istituto deve essere iscritto nell’albo ufficiale e non deve essere soggetto a revoca, liquidazione o sospensione.

Nel caso di una banca estera, questa deve essere autorizzata a operare in Italia e, soprattutto, le attività autorizzate devono includere esplicitamente l’emissione di garanzie o impegni. In assenza di tale autorizzazione specifica, la garanzia non è valida.

Se l’emittente è un intermediario finanziario non bancario, deve essere iscritto ai sensi dell’articolo 106 del Testo Unico Bancario ed essere espressamente autorizzato all’emissione di garanzie. Alcune categorie, come le società fiduciarie o gli operatori di microcredito, non sono autorizzate a rilasciare garanzie.

I confidi richiedono un’attenzione particolare. Solo i confidi maggiori, iscritti nel corretto quadro regolamentare, possono emettere garanzie valide.

I confidi minori spesso non sono autorizzati e rappresentano una fonte frequente di documentazione non valida.

5. Fase 3: le garanzie assicurative devono essere verificate tramite IVASS

Quando si tratta di una garanzia assicurativa, l’autorità competente è IVASS.

È necessario verificare che la compagnia di assicurazione sia iscritta nell’albo IVASS e autorizzata a operare nel ramo cauzioni / fideiussioni.

Essere una compagnia di assicurazione non è sufficiente. La società deve essere specificamente autorizzata al rilascio di garanzie.

IVASS mette a disposizione una sezione dedicata che elenca le compagnie autorizzate e le procedure ufficiali di verifica delle polizze. Alcune compagnie offrono portali di verifica online, altre richiedono la verifica tramite posta elettronica certificata (PEC).

La verifica deve essere effettuata sempre ed esclusivamente utilizzando i metodi indicati da IVASS.

Se la compagnia non compare negli elenchi IVASS per il ramo cauzioni, la garanzia deve essere considerata non valida per l’utilizzo in Italia.

6.Fase 4: se è coinvolto un broker o un intermediario

Molto spesso il documento di garanzia menziona anche un broker o un intermediario assicurativo, talvolta includendo un sito web.

In questi casi sono necessarie due verifiche: la compagnia di assicurazione deve essere autorizzata da IVASS e l’intermediario deve essere iscritto al RUI (Registro Unico degli Intermediari Assicurativi). È inoltre consigliabile verificare che il sito web dell’intermediario sia incluso tra quelli riconosciuti da IVASS e, ove possibile, consultare feedback indipendenti.

Questo passaggio aiuta a prevenire una situazione frequente in cui il nome di una compagnia assicurativa legittima viene utilizzato da un distributore non autorizzato.

Successivamente, è opportuno controllare le recensioni su Google e su Trustpilot.

7. Fase 5: come identificare un documento contraffatto

Anche quando il soggetto emittente è legittimo, il documento stesso può essere falsificato.

Loghi copiati, numeri di polizza inventati e contatti manipolati sono pratiche comuni. Per questo motivo, le linee guida ufficiali raccomandano fortemente di non utilizzare mai i recapiti indicati nel documento per verificarne l’autenticità.

Tutte le verifiche devono sempre partire da siti istituzionali ufficiali e registri pubblici.

È necessario verificare che la denominazione legale corrisponda esattamente a quella ufficiale, che il numero di polizza o di garanzia sia verificabile, che le firme siano coerenti con i ruoli autorizzati, che le date siano logiche e che importi e beneficiari coincidano con l’obbligazione sottostante.

8. I sette segnali di allarme più comuni

Alcuni campanelli d’allarme ricorrono frequentemente nei casi di frode. Tra questi: link di verifica che rimandano a siti clonati, recapiti che reindirizzano al truffatore, compagnie assicurative autorizzate nel ramo sbagliato, confidi minori presentati come soggetti autorizzati, intermediari che dichiarano autorizzazioni inesistenti, affidarsi esclusivamente al VIES come prova di validità, e prezzi irrealisticamente bassi abbinati a emissioni immediate senza documentazione. (Unione Europea)

9. Una checklist pratica di verifica

Prima di accettare una garanzia VAT VIES, verifica che: la partita IVA sia stata controllata su VIES; il tipo di emittente sia stato correttamente identificato; banche e intermediari siano stati verificati tramite la Banca d’Italia; le garanzie assicurative siano state verificate tramite IVASS usando canali ufficiali; eventuali broker coinvolti siano iscritti al RUI; nessuna verifica si sia basata su link o contatti presenti nel documento; e siano stati completati i controlli base antifalsificazione. (Unione Europea)

Per aziende ed enti pubblici, questa checklist può essere formalizzata in una procedura interna di verifica, riducendo errori e tempi di risposta.

10. Domande frequenti

Come posso verificare se una garanzia è autentica o falsa
Verifica sempre prima l’emittente tramite IVASS o Banca d’Italia, quindi verifica il documento attraverso canali ufficiali. Non fare mai affidamento sui recapiti indicati nella garanzia stessa.

Come verificare una garanzia assicurativa prima di accettarla
Controlla che la compagnia sia autorizzata nel ramo cauzioni e utilizza solo i metodi di verifica indicati sul sito IVASS.

Come posso verificare se una garanzia è autentica o falsa
Verifica sempre prima l’emittente tramite IVASS o Banca d’Italia, quindi verifica il documento attraverso canali ufficiali. Non fare mai affidamento sui recapiti indicati nella garanzia stessa.

Come posso capire se una banca estera è autorizzata a emettere garanzie in Italia
La banca deve comparire negli elenchi della Banca d’Italia e deve disporre di una autorizzazione esplicita all’emissione di garanzie o impegni analoghi.

Cosa devo fare se nella garanzia compare un broker
Verifica che il broker sia iscritto al RUI. In caso contrario, si tratta di un grave segnale di allarme.

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Cosa ricordare in conclusione

VIES verifica una partita IVA.
IVASS e la Banca d’Italia verificano chi è autorizzato a emettere garanzie.
Una garanzia deve sempre essere verificata attraverso canali istituzionali ufficiali.

Se hai dubbi sulla validità di una garanzia che hai ricevuto, è più sicuro fermarsi e verificare piuttosto che procedere e affrontare conseguenze in un secondo momento. Una verifica guidata può aiutarti a confermare se una garanzia è conforme e utilizzabile in Italia prima di farvi affidamento.